Ein realistisches Beispiel für einen Malerbetrieb mit 14 Mitarbeitern in Freiburg. Fünf Workflows, zwei KI-Agenten, ein System — in 6 Wochen.
Kundenanfrage kommt rein (WhatsApp, Formular, E-Mail) → wird automatisch erkannt, qualifiziert, ins CRM geschrieben. Der KI-Agent erstellt einen Angebotsentwurf auf Basis vergangener Projekte. Sie prüfen, klicken, senden. Auftrag wird bestätigt → Kalender-Block + Materialiste wird generiert.
Neue Aufträge werden nach Postleitzahl, Team-Verfügbarkeit und Projektdauer eingeplant. Bestätigung per SMS an Kunden. Tagesbriefing per Telegram an die Teams — morgens um 6:30, automatisch. Routenvorschlag inklusive.
Auftrag abgeschlossen → Rechnung wird automatisch erstellt (lexoffice), an Kunden gesendet. Nach 14 Tagen: freundliche Erinnerung. Nach 30 Tagen: Mahnung. Alles DATEV-konform exportiert für den Steuerberater. Monatsende: Zusammenfassung an Geschäftsführer.
Karriereseite live. Bewerbung kommt rein → wird klassifiziert (Maler, Stuckateur, Azubi), Eingangsbestätigung wird automatisch gesendet. Chef bekommt Zusammenfassung mit Empfehlung. Ein Klick: Einladung zum Gespräch. Absagen gehen automatisch raus — professionell, nicht kalt.
Alles an einem Ort: VOB/C-Standards, Sicherheitsvorschriften, Ansprechpartner, Materialinfos, Einarbeitungsplan. Neue Mitarbeiter arbeiten sich selbst ein — mit Fortschrittsanzeige. Weniger Fragen, weniger Fehler, schnellere Einarbeitung.
Analysiert eingehende Anfragen, gleicht mit vergangenen Projekten ab (Fläche, Material, Aufwand), erstellt einen Angebotsentwurf in 90 Sekunden. Sie prüfen, korrigieren, senden. Lernt mit jedem Angebot dazu.
Klassifiziert eingehende Bewerbungen nach Stelle, Erfahrung, Verfügbarkeit. Schreibt eine Kurzzusammenfassung pro Bewerber. Empfiehlt "Einladen", "Auf Warteliste" oder "Absage". Sendet automatisierte, persönliche Antworten.
Halber Tag im Betrieb. Jeden Prozess ansehen, messen, dokumentieren. Wo geht Zeit verloren? Was kostet Geld? Was nervt am meisten?
Anfrage-Pipeline, Terminplanung, Rechnungswesen. Die drei Workflows mit dem höchsten ROI zuerst. Sie arbeiten weiter, wir bauen im Hintergrund.
Bewerber-Pipeline, Wiki, beide KI-Agenten. Training der Agenten mit echten Daten aus dem Betrieb.
Schulung vor Ort: Geschäftsführer + Büro + Teamleiter. Alles wird live geschaltet. Dokumentation übergeben.
Wir bleiben dran. Alles was hakt, wird angepasst. KI-Agenten werden feinjustiert. Priorisierter Support — Sie erreichen uns innerhalb von 24 Stunden.