E-Rechnung im Handwerk: Pflichten und Fristen bis 2028

Kurz vorweg: Das hier ist keine Steuerberatung. Es ist der Stand vom 9. November 2026, zusammengetragen aus Gesetz und BMF-Schreiben, verständlich gemacht für Leute, die lieber auf der Baustelle stehen als im Büro. Was für deinen Betrieb im Einzelfall gilt, klärst du mit deinem Steuerberater.

Was ist eine E-Rechnung und was nicht?

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, im Kern eine XML-Datei, die ein Programm ohne Abtippen auslesen kann. Die beiden gängigen Formate in Deutschland sind:

• XRechnung: reine XML-Datei. Ohne passendes Programm siehst du nur Code.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1: ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Du siehst eine normale Rechnung, das Programm liest die Daten. Nicht ausreichend sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Bei ZUGFeRD zählt die XML, nicht das Bild. Weichen beide voneinander ab, gilt der Datensatz. Und alle Pflichtangaben müssen in der XML stehen, ein Verweis auf ein angehängtes PDF reicht dafür nicht.

Keine E-Rechnung ist das PDF, das du heute per Mail verschickst, auch wenn es elektronisch rausgeht. Das Gesetz nennt so etwas jetzt „sonstige Rechnung“, genau wie Papier.

Die Fristen auf einen Blick

Geregelt ist das in § 14 UStG und in der Übergangsregel § 27 Abs. 38 UStG. Es geht dabei nur um Rechnungen an andere Unternehmen im Inland.

Achtung, Dezember-Falle: Die Übergangsregel hängt am Datum der Leistung und daran, dass die Rechnung rechtzeitig raus ist. Machst du die Arbeit im Dezember 2026 und schickst die Papier- oder PDF-Rechnung erst im Januar 2027, passt das nach dem Wortlaut von § 27 Abs. 38 UStG nicht mehr in die Übergangsregel für 2026. Am sichersten: Dezember-Leistungen noch im Dezember abrechnen oder gleich als E-Rechnung. Wie das für deinen Fall aussieht, frag deinen Steuerberater.

Wird das verschoben? Stand heute nein. Der Zentralverband des Handwerks fordert, den Termin 2027 für Betriebe über 800.000 € um ein Jahr zu schieben. Beschlossen ist davon nichts, das Gesetz gilt wie oben. Sollte sich das ändern, aktualisieren wir diesen Artikel.

Wer keine E-Rechnung braucht

• Privatkunden: Die Rechnung an die Familie fürs neue Bad bleibt, wie sie ist. Papier oder PDF reicht. Bei Arbeiten am Haus musst du sie wie bisher innerhalb von sechs Monaten ausstellen.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto Gesamtbetrag dürfen immer als Papier oder PDF raus. Liegt die Rechnung insgesamt drüber, gilt die Pflicht.
• Fahrausweise, also Fahrkarten für die Personenbeförderung.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen weiter normale Rechnungen schreiben. Empfangen müssen sie E-Rechnungen trotzdem können.
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, zum Beispiel bestimmte Vermietungen.

Für Aufträge der öffentlichen Hand gibt es eigene Regeln, beim Bund etwa die E-Rechnungsverordnung seit 2020. Gilt dort etwas Strengeres, zählt das Strengere. Schau in die Auftragsunterlagen.

Eingang: E-Rechnungen empfangen

Hier gibt es keine Schonfrist. Großhändler, Baustoffhändler, Leasingfirmen und Subunternehmer dürfen dir seit 2025 E-Rechnungen schicken, und du musst sie annehmen und verarbeiten können.

• Postfach: Laut BMF reicht ein E-Mail-Postfach. Es muss kein eigenes sein, aber ein festes Rechnungspostfach wie rechnung@deinbetrieb.de spart Sucherei.
• Lesen: Eine XRechnung kannst du nicht einfach doppelklicken. Du brauchst ein Programm, das sie anzeigt. Viele Buchhaltungs- und Handwerkerprogramme können das schon, frag bei deinem Anbieter nach.
• Prüfen: Stimmen Betrag, Steuersatz, Leistung und Bestellung? Das bleibt deine Aufgabe, nur fällt das Abtippen weg.
• Vorsteuer: Muss dein Lieferant schon E-Rechnungen schreiben und schickt trotzdem nur ein PDF, ist das keine ordnungsgemäße Rechnung. Das kann beim Vorsteuerabzug Ärger geben. Fordere dann eine E-Rechnung an.

Ausgang: E-Rechnungen schreiben

Arbeitest du für Hausverwaltungen, Bauträger, Generalunternehmer oder Gewerbekunden, brauchst du spätestens 2027 oder 2028 ein Programm, das XRechnung oder ZUGFeRD sauber erzeugt. Ein Word-Dokument als PDF speichern reicht dann nicht mehr. Ein paar Punkte, die das BMF im Oktober 2026 fürs Handwerk klargestellt hat:

• Bau nach Leistungsverzeichnis: Im Datensatz reichen vorerst die Gewerke mit ihren Summen. Die Aufschlüsselung nach LV kommt als lesbare Anlage in die E-Rechnung, und im Datensatz muss klar darauf hingewiesen werden.
• Stundennachweise: Die gehören nicht zwingend in die XML. Ein eingebettetes PDF als Anhang ist in Ordnung, solange die Leistung im Datensatz klar beschrieben ist.
• Abschlagsrechnungen: Was du vor dem Start deiner Pflicht als Papier oder PDF abgerechnet hast, musst du nicht nachträglich als E-Rechnung schicken. Für die Schlussrechnung gibt es bis 30. Juni 2030 Vereinfachungen beim Abziehen der Abschläge.
• Berichtigung: Muss eine E-Rechnung korrigiert werden, dann wieder als E-Rechnung.

Für E-Rechnungen, die bis Ende 2026 ausgestellt werden, beanstandet das BMF nicht, wenn sie die Vorgaben der Schreiben von 2024 und 2025 erfüllen, aber die neuen Punkte von 2026 noch nicht. Ein Bußgeld gibt es fürs falsche Format laut BMF nicht. Dein Kunde kann aber eine richtige E-Rechnung verlangen, sonst kann es bei seinem Vorsteuerabzug haken. Ärger gibt es dann eher mit dem Kunden als mit einem Bußgeldbescheid.

Archiv: 8 Jahre aufheben, im Original

Seit dem vierten Bürokratieentlastungsgesetz gilt für Rechnungen eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren statt 10 (§ 14b UStG, § 147 Abs. 3 AO). Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Ist die Festsetzungsfrist für die betreffende Steuer noch nicht abgelaufen, musst du länger aufheben.

Wichtig bei E-Rechnungen: Aufheben musst du die XML-Datei im Original, unveränderbar und maschinell auswertbar. Ausdrucken und abheften reicht nicht. Stehen auf dem PDF-Teil Vermerke, die für die Steuer wichtig sind, etwa Buchungsvermerke, gilt das auch für den PDF-Teil. Wie das bei dir GoBD-konform läuft, klärst du am besten mit Steuerberater und Software-Anbieter.

Beispiel-Rechnung: Was in der Datei steckt

Und warum das mehr ist als Pflicht: Wenn die Rechnung sowieso ein Datensatz ist, kann der ganze Weg durchlaufen. Stunden erfasst, Rechnung erzeugt, verschickt, Zahlung überwacht, Erinnerung raus.

Was so ein durchgehender Ablauf kostet, steht im Ratgeber Prozessautomatisierung Kosten. Wie Stunden, Baustellen und Aufträge an einem Ort zusammenlaufen, zeigt die Werkbank. Und wenn du erst überlegst, ob Standard-Software reicht: Handwerker-Software im Vergleich.

Checkliste für deinen Betrieb

• Rechnungspostfach festlegen und allen Lieferanten mitteilen, z. B. rechnung@deinbetrieb.de
• Prüfen, ob dein Programm XRechnung und ZUGFeRD (ab 2.0.1, nicht MINIMUM oder BASIC-WL) lesen kann
• Prüfen, ob dein Programm beides auch erzeugen kann, inklusive Anhang für Stundennachweise oder LV
• Gesamtumsatz 2026 mit dem Steuerberater klären: Gilt für dich 2027 oder 2028?
• Liste der Firmenkunden machen: Wer bekommt ab wann E-Rechnungen?
• Dezember-Leistungen 2026 rechtzeitig abrechnen
• Archiv klären: XML im Original, unveränderbar, 8 Jahre
• Einmal testen: eine E-Rechnung an einen befreundeten Betrieb schicken und prüfen lassen

Wie Anfragen, Angebote, Stunden und Rechnungen zu einem Ablauf werden, steht auf der Seite Büro-Automatisierung fürs Handwerk.

Lass uns deinen Rechnungsweg anschauen

Im Werkstatt-Termin schauen wir, wie bei dir heute Rechnungen rein- und rausgehen und was es braucht, damit das ab 2027 ohne Abtippen läuft. Ohne Verkaufsshow.

Werkstatt-Termin buchen

Oder direkt: kontakt@flowcraft.network · +49 152 92617643 · WhatsApp

Erst selbst rechnen? Dann starte mit dem Kosten-Check.

Häufige Fragen

Muss ich als kleiner Handwerksbetrieb schon E-Rechnungen schreiben?

Empfangen musst du sie seit dem 1. Januar 2025. Schreiben musst du sie an Firmenkunden im Inland für Leistungen ab dem 1. Januar 2028. Lag dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €, schon für Leistungen ab dem 1. Januar 2027.

Reicht ein PDF per Mail als E-Rechnung?

Nein. Ein normales PDF ist eine sonstige Rechnung. Während der Übergangszeit darfst du es an Firmenkunden noch schicken, wenn sie zustimmen. Eine E-Rechnung ist erst ein strukturierter Datensatz wie XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1.

Brauchen Privatkunden eine E-Rechnung?

Nein. Für Rechnungen an Privatleute bleibt alles wie bisher, Papier oder PDF reicht.

Was brauche ich, um E-Rechnungen zu empfangen?

Laut BMF reicht ein E-Mail-Postfach. Dazu brauchst du ein Programm, das XRechnung und ZUGFeRD anzeigen und prüfen kann, und ein Archiv, das die XML-Datei im Original aufbewahrt.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. E-Rechnungen im Original-Format, also als XML, unveränderbar.

Wird die E-Rechnungspflicht verschoben?

Stand 9. November 2026 nein. Das Handwerk fordert eine Verschiebung des Termins 2027 für Betriebe über 800.000 € Umsatz, beschlossen ist das nicht.

Was kostet die Umstellung?

Das hängt an deiner Software. Was es kostet, den ganzen Rechnungsweg von den Stunden bis zur Zahlung zu automatisieren, steht im Ratgeber Prozessautomatisierung Kosten.

Quellen (Stand 9. November 2026): § 14 UStG, § 27 Abs. 38 UStG, § 14b UStG, § 147 AO, § 33, § 34 und § 34a UStDV (gesetze-im-internet.de). BMF-Schreiben zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung vom 15.10.2024 (u. a. Rn. 22–25, 31, 40, 55–60, 62–65), vom 15.10.2025 und vom 15.10.2026 (Ergänzende Regelungen, u. a. Rn. 2–4, 12–14, 20, 24, 28) sowie die FAQ des BMF zur E-Rechnung (bundesfinanzministerium.de). Keine Steuer- oder Rechtsberatung, Angaben ohne Gewähr.