Was kostet Prozessautomatisierung im Handwerk? Preise, Rechenbeispiel und worauf du achten musst

Kurz beantwortet: Prozessautomatisierung im Handwerk kostet bei Flowcraft zwischen 790 € für einen einzelnen, klar abgegrenzten Büro-Ablauf und 34.900 € für ein papierloses Büro mit bis zu fünf Gewerken, jeweils als Festpreis. Ob sich das rechnet, hängt nicht am Preis, sondern daran, wie viele Stunden pro Woche du heute mit Abtippen, Suchen und Hinterhertelefonieren verbrennst.

Die Frage nach dem Preis kommt in jedem Erstgespräch zuerst. Zu Recht. Du kaufst ja auch keinen Transporter, ohne zu wissen, was er kostet. Deshalb hier ohne Drumherum: was es gibt, was es kostet und wie du selbst nachrechnest, ob es sich für deinen Betrieb lohnt.

Warum Automatisierung überhaupt Geld kostet

Weil jemand deinen Ablauf verstehen, bauen, testen und deinem Team übergeben muss. Das ist Handarbeit, genau wie bei dir auf der Baustelle.

Eine fertige Handwerker-Software kaufst du von der Stange, mit monatlicher Lizenz pro Nutzer. Eine Automatisierung wird auf deinen Ablauf zugeschnitten: Anfrage rein, Angebot vorbereitet, Termin eingetragen, Stunden erfasst, Rechnung raus. Das ist eher ein Einbauschrank nach Aufmaß als ein Regal aus dem Möbelhaus. Welche Variante zu dir passt, steht im Handwerker-Software-Vergleich.

Die Preisstufen bei Flowcraft im Überblick

Alle Preise sind Festpreise. Kein Stundenzettel, der am Ende doppelt so lang ist wie gedacht.

Die Details zu jeder Stufe findest du auf der Angebotsseite. Ein Beispiel, wie ein komplett automatisierter Betrieb aussieht, zeigt das Komplettsystem-Beispiel.

Was den Preis nach oben oder unten treibt

Der Preis hängt vor allem an drei Dingen: wie viele Programme verbunden werden, wie viele Sonderfälle es gibt und wie sauber dein Ablauf heute schon läuft.

• Schnittstellen: Schreibt nur ein Formular in eine Liste, ist das schnell gemacht. Sollen Kalender, Buchhaltung, Handwerker-Software und Postfach miteinander reden, wird es mehr Arbeit.
• Sonderfälle: „Normalerweise so, außer bei Stammkunden, außer im Winter, außer wenn der Chef selbst rausfährt.“ Jede Ausnahme muss gebaut und getestet werden.
• Ordnung vorher: Wenn jeder im Büro Anfragen anders ablegt, klären wir das zuerst. Wie das geht, steht im Artikel Kundenanfragen im Handwerk organisieren.
• Lizenzen: Bei uns liegen die laufenden Lizenzkosten typischerweise bei 0 €. Bei fertiger Software zahlst du dagegen meist pro Nutzer und Monat.

Beispielrechnung: Wann rechnet sich das?

Angenommen, in einem Betrieb mit acht Leuten gehen jede Woche diese Zeiten fürs Büro drauf:

• Stundenzettel abtippen und prüfen: 3 Stunden
• Angebote aus Notizen und alten Angeboten zusammenbauen: 4 Stunden
• Termine hin und her telefonieren: 2 Stunden

Macht 9 Stunden pro Woche. Mit angenommenen 45 € pro Stunde (Lohn plus Nebenkosten) und 45 Arbeitswochen im Jahr:

9 h × 45 € × 45 Wochen = 18.225 € pro Jahr

Nimmt ein Werkstück für 9.900 € davon angenommen zwei Drittel weg, sind das rechnerisch 12.150 € im Jahr. Dann hätte sich die Investition in diesem Beispiel nach rund zehn Monaten bezahlt gemacht.

Das ist ein Rechenweg, kein Versprechen. Bei dir kann es mehr oder weniger sein. Genau dafür gibt es den Kosten-Check: ein paar Fragen, und du siehst, was der jetzige Zustand deinen Betrieb kostet.

Wo du anfangen solltest

Fang mit dem Ablauf an, der dich am meisten nervt und am häufigsten vorkommt. Nicht mit dem ganzen Betrieb auf einmal.

Ein Malerbetrieb aus dem Breisgau hat genau so angefangen: Zeiterfassung, Baustellen und Stunden wurden in einer Werkbank gebündelt und im Pilotbetrieb eingeführt. Kein großer Knall, sondern Schritt für Schritt. Mehr dazu in der Fallstudie Malerbetrieb.

Typische erste Kandidaten im Handwerk:

1. Anfrage aufnehmen und vollständig ans Büro übergeben
2. Stunden von der Baustelle direkt in die Abrechnung
3. Rechnung und Zahlungserinnerung automatisch verschicken
4. Fotos und Notizen von der Baustelle dem richtigen Auftrag zuordnen

Beispiele nach Gewerk findest du für Maler, SHK, Elektro und Dachdecker.

Gibt es Förderung für Betriebe in Freiburg und Südbaden?

Ja, für die Beratung, nicht für das Bauen. Die BAFA-Förderung von Unternehmensberatungen zahlt Betrieben in Baden-Württemberg 50 % der Beratungskosten, höchstens 1.750 € (förderfähig sind bis zu 3.500 €).

Neu: Das Programm wurde Ende Oktober 2026 bis Ende 2028 verlängert. Das verpflichtende Gespräch mit einem Regionalpartner fällt weg, und ab dem 1. Januar 2027 läuft der Antrag nur noch über ein ELSTER-Konto oder die BundID. Die Umsetzung, also Programmierung und Einrichtung, wird über dieses Programm nicht bezuschusst. Deshalb Beratung und Umsetzung sauber trennen. Die Spielregeln stehen im Ratgeber BAFA-Förderung für Handwerksbetriebe.

Kostenlose Erstberatung zur Digitalisierung bietet außerdem die Handwerkskammer Freiburg für ihre Mitgliedsbetriebe an.

Woran du ein faires Angebot erkennst

Ein faires Angebot für Prozessautomatisierung hat einen Festpreis, einen klar beschriebenen Umfang und eine Übergabe, nach der du nicht vom Anbieter abhängig bist.

Frag jeden Anbieter, auch uns, diese fünf Punkte:

• Steht der Preis fest, oder wird nach Aufwand abgerechnet?
• Was genau ist drin, und was ausdrücklich nicht?
• Wem gehören am Ende Zugänge und Daten?
• Was kostet es laufend, und was passiert, wenn ich kündige?
• Gibt es eine Testphase mit echten Fällen aus meinem Betrieb?

Wenn eine Antwort ausweicht, ist das auch eine Antwort.

Was Automatisierung nicht kann

Sie ersetzt keine Entscheidungen. Das Angebot kalkulierst du weiterhin selbst, die Automatisierung legt dir nur alles fertig hin. Und sie repariert keinen Ablauf, der schon auf dem Papier nicht funktioniert. Erst sortieren, dann automatisieren. Mehr dazu im Ratgeber Workflow automatisieren.

Lass uns deinen teuersten Ablauf anschauen

Im Werkstatt-Termin schauen wir gemeinsam, welcher Ablauf in deinem Betrieb am meisten Zeit frisst und was es kosten würde, ihn sauber zu bauen. Ohne Verkaufsshow.

Werkstatt-Termin buchen

Oder direkt: kontakt@flowcraft.network · +49 152 92617643 · WhatsApp

Erst selbst rechnen? Dann starte mit dem Kosten-Check.

Häufige Fragen

Was kostet Prozessautomatisierung im Handwerk?

Bei Flowcraft startet ein einzelner Büro-Ablauf bei 790 €, ein kompletter Ablauf von Anfang bis Ende ab 9.900 € und ein papierloses Büro mit bis zu fünf Gewerken bei 34.900 €, jeweils als Festpreis.

Gibt es laufende Kosten?

Lizenzkosten liegen bei Flowcraft typischerweise bei 0 €. Wer Betrieb, Pflege und Weiterbau abgeben will, kann das Jahreswerk ab 1.490 € im Monat dazunehmen.

Wie schnell ist eine Automatisierung umgesetzt?

Ein einzelner Ablauf in fünf Tagen, ein Werkstück in der Regel in 14 Tagen, das Komplettwerk in der Regel in acht Wochen.

Muss ich meine Handwerker-Software ersetzen?

Nein. Vorhandene Software kann in der Regel angebunden werden. Ob das bei dir klappt, klären wir im Werkstatt-Termin.

Wird Prozessautomatisierung gefördert?

Die Beratung kann über die BAFA-Förderung mit 50 %, in Baden-Württemberg höchstens 1.750 €, bezuschusst werden. Das Programm läuft bis Ende 2028. Die Umsetzung selbst fällt nicht darunter.

Arbeitet Flowcraft nur in Freiburg?

Unser Schwerpunkt sind Freiburg und Südbaden. Bundesweit auf Anfrage.

Quellen: Preise und Laufzeiten laut flowcraft.network/angebot (Stand 3. November 2026). Förderung: BAFA, Pressemitteilung „Beratungsförderung für KMU bis Ende 2028 verlängert“ vom 30.10.2026 (bafa.de) und Förderrichtlinie, Abschnitt 5.2. Angaben ohne Gewähr.